Vispārzināms, ka valde kā galvenais uzņēmuma operatīvās vadības realizētājs atbild par uzņēmuma darbību tās plašākajā nozīmē. Praksē ir dažādi veidi, kā realizē uzņēmuma pārvaldi, deleģē uzdevumus un veido attiecības ar uzņēmuma klientiem un sadarbības un darījumu partneriem. Vai tie ir pietiekami efektīvi, un vai esošais modelis nerada risku gan uzņēmumam, gan valdes locekļiem personīgi? Kādas ir iespējamās sekas un pieejamie risinājumi?
Latvijā vispārējais tiesiskais regulējums valdes funkcijām, darbībai un atbildībai noteikts Komerclikumā, kura 169.pantā paredzēts plašs valdes atbildības koncepts, nosakot, ka valdes loceklim savi pienākumi jāpilda kā krietnam un rūpīgam saimniekam un solidāri ar citiem valdes locekļiem jāatbild par zaudējumiem, ko tas nodarījis sabiedrībai.
Līdz ar to Latvijas normatīvajos aktos nostiprināts vainas prezumpcijas princips par valdes rīcību vai bezdarbību, kas radījusi uzņēmumam zaudējumus. Tas nozīmē, ka tad, ja valdē ir vairāki valdes locekļi un kāda valdes locekļa rīcības (darbības, bezdarbības vai neuzmanības) dēļ nodarīti zaudējumi un celta prasība par to atlīdzināšanu, neviens valdes loceklis nav pasargāts. Valdes loceklis var tikt atbrīvots no atbildības tikai tad, ja pats pierāda, ka konkrētajā situācijā rīkojies kā gādīgs un rūpīgs saimnieks. Tādējādi nezināšana vai nepietiekama kontrole neatbrīvo valdes locekli no atbildības, turklāt atbildība var iestāties ne tikai konkrēta pienākuma pārkāpuma dēļ, bet arī vispārēja pārraudzības trūkuma dēļ. Līdz ar to būtiski, ka uzņēmumā atbilstoši labas pārvaldības principiem izveidota juridiskās atbilstības un pārraudzības sistēma. Tā ir svarīga arī pārkāpumu gadījumos, kuru rezultātā var iestāties valdes locekļa personiska administratīvā vai kriminālā atbildība.
Juridiskās atbilstības jēdziens
Aplūkojot uzņēmuma pārvaldi, tās organizēšanu un vadības atbildību, mūsdienu komercdarbības vidē labas pārvaldības kontekstā nereti tiek minētas dažādas uzņēmuma atbilstības (compliance) sistēmas – nodokļu, finanšu un juridiskā. Šajā rakstā analizēts juridiskās atbilstības jēdziens Latvijas normatīvo aktu kontekstā, uzņēmumā organizējot iekšējo pārvaldi, valdes atbildības sadali un attiecības ar trešajām personām.
Juridiskās atbilstības jēdziens būtībā ir normatīvo aktu un organizācijas iekšējo regulējumu ievērošana. Tādējādi jebkura darbība, kas ir pretēja normatīvajiem aktiem un organizācijas iekšējam regulējumam, uzskatāma par neatbilstošu, līdz ar to tā ir pārkāpums. Pārkāpumu gadījumā sekas var rasties gan uzņēmumam (administratīvie sodi, tostarp sodi, kas saistīti ar uzņēmuma apgrozījumu, trešo personu zaudējumu atlīdzības prasības, izslēgšana no publiskiem iepirkumiem, atļauju anulēšana, kaitējums reputācijai, negatīva ietekme uz akciju tirgus vērtību, ievērojams iekšējo resursu patēriņš un ārējās izmaksas), gan valdes locekļiem (naudas sodi, ar brīvības atņemšanu saistīti sodi, zaudējumu atlīdzības prasības no uzņēmuma, trešo personu zaudējumu atlīdzības prasības, atstādināšana, uzteikums, negatīvas sekas reputācijai). Līdz ar to atbildība vērtējama plašā kontekstā, jo var radīt juridiskās sekas gan privāttiesiskajā jomā, gan administratīvi tiesiskajā vai pat krimināltiesiskajā jomā. Turklāt privāttiesiskās atbildības iestāšanās neizslēdz publiski tiesiskās atbildības iestāšanos (un otrādi).
Viens no pamata rīkiem iespējamās atbildības riska mazināšanai, kas arī noder, pierādot, ka uzņēmumā ieviesta korekta pārraudzības sistēma, tādējādi argumentējot par "gādīga un rūpīga saimnieka" konceptu, ir atzītu labas pārvaldības principu ieviešana praksē.
Lai nodrošinātu pārskatāmu un caurspīdīgu pārvaldības un uzraudzības modeli, skaidri jānodala katra pārvaldes līmeņa pienākumi. Visiem iesaistītajiem jābūt informētiem un jāapzinās pienākumu un atbildības robežas. Šobrīd saistībā ar pieaugošajām normatīvo aktu prasībām un uzraugošo iestāžu aktivitāti īpaši aktualizējušās tādas juridiskās atbilstības jomas kā datu aizsardzība, naudas atmazgāšanas novēršana, konkurences tiesības un nodokļu atbilstība.
Uzdevumu sadale
Juridiskās atbilstības sistēmas izveides pamatā ir skaidra pienākumu sadale un caurskatāma lēmumu pieņemšanas un uzraudzības sistēma. Vienkāršoti sakot, valdei kā augstākajai pārvaldes institūcijai ir pienākums nodrošināt, ka:
- - uzņēmuma darbība visos līmeņos, tostarp iekšēji un ārēji, atbilst normatīvajiem aktiem;
- - ir iesviesta preventīva sistēma, kas ļauj iespējami ātrāk identificēt potenciālo pārkāpumu riskus;
- - izveidota un darbojas preventīvu pasākumu sistēma iespējamo pārkāpumu novēršanai.
Ja ir pietiekami resursi, uzņēmumā vēlams ieviest arī uzraudzības institūciju (iekšējais audits), kuras pienākums ir nodrošināt izveidotās atbilstības un pārvaldes sistēmas uzraudzību un pārliecināties, ka sistēma darbojas. Savukārt darbinieka pienākums ir korekti veikt savus darba pienākumus un izpildīt hierarhijā augstāk esošo dotās instrukcijas un rīkojumus. Darbinieku pienākumiem un atbildības apjomam jābūt detalizēti noteiktam darba līgumā un amata aprakstā, kā arī citos uzņēmuma iekšējos dokumentos. Normatīvie akti ir saistoši visiem, taču to izpildi var sasniegt dažādos veidos. Likumu normu izpildes soļi ar uzņēmuma iekšējiem dokumentiem ir jāiztulko darbiniekiem, lai viņi var izpildīt likumu prasības uzņēmuma vadības norādītajā veidā. Tomēr nedrīkst nonākt otrā galējībā, uzskatot, ka, piemēram, ja darba līgumā nav tieši uzrakstīts, ka zagt ir aizliegts, tad darbiniekam tas ir atļauts.
Lai organizatoriski nodrošinātu efektīvu pārvaldes darbību, jāizveido atbilstoša uzņēmuma iekšējā struktūra un uzdevumu sadale, ko atspoguļo iekšējos dokumentos, t.i., uzņēma hierarhiskā struktūra, valdes reglaments, lēmumi par atbildības jomu sadali valdes locekļu starpā un to pārziņā esošajām uzņēmuma struktūrvienībām, lēmumi par pienākumu sadali katras jomas vidējās vadības līmenī, struktūrvienību nolikumi, vadlīnijas, iekšējās politikas, amatu apraksti, vadības un darba līgumi.
Darbinieku atlases un darbā pieņemšanas procesā jaunie darbinieki rūpīgi jāiepazīstina ar atbildības sadali, struktūru hierarhiju un iekšējo uzņēmuma kultūru. Jānodrošina, ka darbiniekiem sniegti korekti norādījumi par viņu uzdevumiem un pienākumiem un ir regulāra pārraudzība, bet pārkāpumu konstatēšanas gadījumā jāievieš sankcijas, kas arī korekti jāpiemēro.
Būtisks princips juridiskās atbilstības veicināšanai uzņēmumā ir atbilstoša spēkā esošo iekšējo noteikumu un ārējo normatīvo aktu, kā arī jaunu dokumentu izskaidrošana, pārliecinoties par izpratni un nodrošinot pieejamību attiecīgiem avotiem. Situācijām, kad var būt jāpierāda gādīga un rūpīga saimnieka rīcība, nepieciešams saglabāt pierādījumus, ka veiktas šādas darbības.
Darījumu slēgšana ar trešajām personām
Pievēršoties uzņēmuma procesiem, kuri saistīti ar ikdienas komercdarbību, viens no jautājumiem, kas rodas, ir pienākumu un atbildības sadale, slēdzot darījumus ar trešajām pusēm. Atbilstoši vispārīgam likuma regulējumam uzņēmumu attiecībās ar trešajām personām pārstāv valde. Ja uzņēmumā ir vairāk nekā viens valdes loceklis, tad saskaņā ar likumu valde lēmumus pieņem kopīgi, bet paraksta tiesības var būt noteiktas dažādi – visiem kopīgas, katram valdes loceklim atsevišķas vai kopā ar vienu vai vairākiem citiem valdes locekļiem.
Darījuma partneri vadīsies no publiski pieejamās informācijas par pārstāvības tiesībām, un viņiem ir tiesības paļauties, ka, piemēram, viena valdes locekļa ar atsevišķām paraksta tiesībām parakstīts līgums ir leģitīms. Savukārt, vērtējot no valdes atbildības perspektīvas, jebkurš šāds darījums ir saistošs un par to atbild visi valdes locekļi solidāri, tādēļ būtu korekti, ka darījumus izvērtē un ar lēmumu apstiprina valde. Līdz ar to, lai atvieglotu administratīvo slogu un ikdienas operatīvo darījumu slēgšanai ieviestu sakārtotu sistēmu, ņemot vērā minētos labas pārvaldības un juridiskās atbilstības principus, ieteicams noteikt atsevišķu valdes locekļu pienākumus un atbildības jomas, kur lēmumus var pieņemt vienpersoniski, un, ja nepieciešams, noteikt darījumu veidus un vērtību, kad jābūt visas valdes apstiprinājumam. Nereti arī uzņēmuma akcionāri vai dalībnieki kontroles nodrošināšanai sabiedrības statūtos paredz situācijas, kad valdei jāsaņem padomes vai dalībnieka akcepts.
Savukārt, ja uzņēmumam ir plaša ikdienas komercdarbība, kur administratīvi ir sarežģīti nodrošināt, ka darījuma dokumentus paraksta valde, nereti attiecīgo jomu darbiniekiem to kompetences ietvaros var tik piešķirts pilnvarojums uzņēmuma vārdā uzņemties noteiktas saistības. Šādā gadījumā būtiski paredzēt precīzas pilnvarojuma robežas un ieviest atbilstošas kontroles un uzraudzības sistēmas, piemēram, obligātu standarta līguma formas prasību, pieļaujamās atkāpes no tās un kārtību, kādā akceptē izmaiņas formā. Tomēr jāņem vērā, ka vispārējā atbildība par jebkuru noslēgto darījumu ir uzņēmuma valdei kā gādīgam un rūpīgam saimniekam.
