Jēkabs Senkāns, Uģis Ludiņš
Oficiālās elektroniskās adreses likumā ir noteikts, ka visām reģistrētām juridiskajām personām, ieskaitot sabiedrībām ar ierobežotu atbildību (SIA) un akciju sabiedrībām (AS), ir pienākums līdz 2023. gada 1. janvārim izveidot elektronisko adresi jeb e-adresi. Tām juridiskajām personām un uzņēmumiem, kuri līdz minētajam datumam nebija paši izveidojuši e-adresi, 2023. gada 1. janvārī sistēma automātiski ir izveidojusi un aktivizējusi e-adresi.
Kas ir e-adrese?
Tā ir digitāla pastkastīte – ērts, drošs un efektīvs veids, kā sazināties ar vairāk nekā 3 400 valsts un pašvaldību iestādēm, kas aizvieto iepriekš izmantoto saziņas metodi – oficiālu vēstuļu nosūtīšanu uz juridisko adresi. Šādā veidā sazināties var ar tādām iestādēm kā Valsts ieņēmumu dienests, Valsts darba inspekcija, Konkurences padome un citas, kā arī pašvaldību iestādēm, prokuratūrām, tiesām, notāriem u.c.
E-adresi nevar izmantot vēstuļu sūtīšanai citiem pilsoņiem vai uzņēmumiem, bet tikai valstij un tās iestādēm, kā arī to nav iespējams aizstāt ar e-pasta adresi kā saziņas rīku.
Kā piekļūt aktivētās e-adreses pastkastītei?
Juridiskās personas e-adreses pastkastītei var piekļūt, izmantojot portālu Latvija.lv. Piekļuve ir nodrošināta juridiskās personas valdes locekļiem vai prokūristiem, kas reģistrēti LR Uzņēmumu reģistrā un kuru rīcībā ir šādi kvalificēti elektroniski personas identifikācijas līdzekļi:
- eID karte,
- eParaksts, vai
- eIDAS.eID (elektroniskā identitāte, kas atbilst Eiropas Savienības eIDAS regulas prasībām, un ir pieejama citā ES dalībvalstī).
Pieslēdzoties e-adreses pastkastītei, būs iespējams apskatīt visus ziņojumus no valsts iestādēm, kas ir nosūtīti juridiskajai personai kopš 2023. gada 1. janvāra. Turklāt ir iespējams norādīt privātu e-pasta adresi, uz kuru e-adreses sistēma sūtīs paziņojumus par katru jaunu vēstuli, kas saņemta e-adreses pastkastītē.
Kurš var piekļūt e-adresei?
Pēc noklusējuma piekļuve e-adresei ir piešķirta juridiskās personas reģistrētajiem pārstāvjiem, t.i., valdes locekļiem un prokūristiem.
Reģistrētajiem pārstāvjiem ir iespēja e-adreses portālā pilnvarot citas personas (piemēram, grāmatvežus, juristus vai citus nozīmīgos darbiniekus) piekļūt e-adresei un noteikt, kāda apjoma piekļuves tiesības šīm personām būs (sazināties, apskatīt vai nosūtīt elektroniskus dokumentus).
Reģistrētajiem pārstāvjiem piekļuves tiesības sistēmā tiek anulētas, tiklīdz LR Uzņēmumu reģistrā ir izdarīts ieraksts par šo personu pilnvaru termiņa beigām. Citu pilnvaroto personu pieejas tiesības beidzas, tiklīdz reģistrētais pārstāvis tās atceļ e-adreses sistēmā.
Svarīgi: Piešķirtās pieejas tiesības ir nekavējoties jāatceļ brīdī, kad darbinieks, kuram šādas tiesības ir, pārtrauc darba attiecības ar juridisko personu. Tādējādi tiks novērsts potenciālais risks, ka šāda persona varētu piekļūt juridiskās personas konfidenciālai informācijai, kas pieejama elektroniskās adreses pastkastītē. Līdzīgi ir jārīkojas arī gadījumā, kad juridiskās personas reģistrētais pārstāvis pamet savu amatu. Šādas izmaiņas ir jāreģistrē LR Uzņēmumu reģistrā nekavējoties.
Kāds risks rodas, ja uzņēmums neizmanto e-adresi vai vispār tai nepiekļūst?
Viss, kas nosūtīts uz e-adresi, tiek uzskatīts par saņemtu otrajā darba dienā pēc to nosūtīšanas. Kopš brīža, kad tiek uzskatīts, ka vēstule vai paziņojums ir saņemts e-adresē, sāk notecēt dažādi termiņi. Tādējādi, ja e-adresei netiek piekļūts vai arī netiek pārbaudītas tajā saņemtās ziņas, juridiskā persona var neievērot noteiktos termiņus, kas var traucēt tai izmantot savas tiesības. Neskatoties uz to, pašlaik nav noteiktas soda sankcijas par to, ka netiek izpildīta prasība izmantot e-adresi.
--------------
Raksts ir ieskats par KPMG Baltics SIA un KPMG Law ZAB SIA ieskatā būtiskākajām izmaiņām normatīvajos aktos 2023. gada janvārī vai citām aktualitātēm.
Šajā dokumentā apkopotā informācija ir vispārīga un nav paredzēta kādas konkrētas fiziskas vai juridiskas personas situācijas apskatam. Lai arī mūsu mērķis ir sniegt precīzu un savlaicīgu informāciju, nav iespējams garantēt, ka informācijas saņemšanas brīdī tā vēl arvien būs precīza vai ka tā būs precīza nākotnē. Nevienam savā rīcībā nevajadzētu paļauties uz šo informāciju bez atbilstošas profesionālas konsultācijas, rūpīgi izpētot konkrēto situāciju.
