- Pirms šī tiesiskā pamata izmantošanas ir jāveic un iekšēji jādokumentē interešu līdzsvarošanas, balansēšanas tests – jāidentificē, vai pastāv nozīmīga un likumīga darba devēja interese, kuru var īstenot ar iecerēto darbinieka personas datu apstrādi, vai šīs apstrādes rezultātā darbiniekam radītais privātuma aizskārums būs samērīgs ar darba devēja ieguvumu un vai nav cits darbinieku mazāk ierobežojošs veids darba devēja interešu aizsardzībai. Tikai tad, kad ir gūta pārliecība, ka atbilde uz visiem jautājumiem ir apstiprinoša, var virzīties tālāk, lai uzsāktu konkrēto apstrādi. Piemēram, nesen konsultācija tika sniegta par situāciju, kuras ietvaros finanšu jomā darbojošās sabiedrība kā darba devējs informēja savus topošos darbiniekus, ka finanšu jomā darbojošās sabiedrība, lai novērtētu darbinieku piemērotību darbam, iegūs un vērtēs informāciju par darbinieka sadarbības vēsturi ar darba devēju un tā grupas uzņēmumiem un jebkādiem piedziņai nodotajiem darbinieka parādiem, pamatojoties uz darba devēja leģitīmajām interesēm. Tomēr finanšu jomā darbojošās sabiedrība nespēja apliecināt, kādus draudus rada darbinieki, kuru parādi ir nodoti piedziņai, kā arī nespēja apliecināt, ka ir noteikti konkrēti kritēriji un procedūra, kas nodrošina objektīva un taisnīga lēmuma pieņemšanu, t.sk., ka samērīgi tiek ierobežotas darbinieka tiesības uz savu datu aizsardzību un tiesības uz darbu (ņemot vērā Latvijas Republikas Satversmē noteiktās tiesības uz privātās dzīves neaizskaramību un brīvi izvēlēties nodarbošanos un darbavietu atbilstoši savām spējām un kvalifikācijai).
- Darbiniekam ir jābūt informētam, kādu tā datu apstrādi un kādos nolūkos darba devējs veic, pamatojoties uz darba devēja leģitīmajām interesēm. Informēšana ir jāveic skaidri un viegli uztveramā veidā, radot iespēju darbiniekam saprast, kādas sekas tam radīsies šīs apstrādes rezultātā. Piemēram, neatbilstoši ir informēt, norādot, ka darbinieka personas dati tiks publiskoti mārketinga nolūkos. Darbinieku ir jāinformē par to, kādi tā dati, kādā veidā tiks publiskoti (piemēram, uzņēmuma mājas lapā, dažādos rakstos, publikācijās laikrakstos un interneta vietnēs) un kādas darba devēja leģitīmās intereses tādā veidā tiks aizsargātas.
- Darbiniekam ir jābūt informētam, ka tam ir tiesības iebilst pret darba devēja, pamatojoties uz leģitīmajām interesēm, veikto darbinieka personas datu apstrādi, ja darbinieks uzskata, ka apstrāde ir nesamērīga. Līdz ar to, atgriežoties pie iepriekš minētā piemēra, darbiniekam ir tiesības iebilst pret finanšu jomā darbojošās sabiedrības iecerēto apstrādi, norādot, ka šī apstrāde ir nesamērīga vai nenodrošina tiesiska mērķa sasniegšanu. Šādā gadījumā darba devējam ir jāizvērtē darbinieka iebildumi un jāsniedz atbilde, pamatojot apstrādes samērīgumu un piemērotību mērķa sasniegšanai vai arī nolemjot, ka apstrāde netiks veikta. Iepriekš minētajā gadījumā finanšu jomā darbojošās sabiedrība nebija izpildījusi šo pienākumu – nesniedza darbiniekiem informāciju par to iespējām iebilst pret plānoto informācijas par sadarbības vēsturi un piedziņai nodotajiem parādiem iegūšanu. Ņemot vērā iepriekš minētos kritērijus, ir secināms, ka būtiskākā atšķirība no darbinieka skatu punkta starp piekrišanu un leģitīmajām interesēm kā tiesisko pamatu ir tāda, ka piekrišana darbiniekam sākotnēji ir jādod ar aktīvu rīcību un apstiprinājumu, savukārt leģitīmās intereses darba devējs var izmatot, ja darbinieks pret to neiebilst un iebildumu gadījumā darba devējs spēj pamatot apstrādes samērīgumu. Savukārt piekrišana nodrošina tiesisko pamatu tik ilgi, kamēr darbinieks piekrišanu neatsauc, neatkarīgi no tā, ka darba devējs spēj pamatot savas intereses pārsvaru pār darbinieka interesēm.
- Papildus tam ir jāņem vērā, ka atsevišķos gadījumos leģitīmās intereses nevar izmantot kā tiesisko pamatu, ja Regula vai likums ierobežo konkrētajai apstrādei piemērojamo tiesisko pamatu (piemēram, paredz, ka tikai likums vai piekrišana var būt pamats) vai ja darba devēja intereses nav tik nozīmīgas, lai to dēļ ierobežotu darbinieka tiesības uz savu datu aizsardzību (tad kā tiesisko pamatu varētu izmantot piekrišanu). Veselības un citus īpašās kategorijas datus nedrīkst apstrādāt, pamatojoties uz leģitīmajām interesēm, bet ir jārod cits tiesiskais pamats (piemēram, likums vai piekrišana) vai apstrādi vispār nedrīkst veikt. Arī iepriekš pieminētajās vadlīnijās ir norādīts, ka, informējot darba kolēģus par kāda kolēģa prombūtni, darba devējs nedrīkst izpaust īpašās kategorijas, piemēram, veselības, datus. Var prasīt darbinieka piekrišanu, bet tad viennozīmīgi darba devējam ir jābūt gatavam pierādīt, šīs informācijas izpaušanai bija tiesisks mērķis un ka šīs piekrišanas došana bija brīva – katram darbiniekam katrā situācijā, kad rodas prombūtne darba nespējas dēļ, ir jānodrošina iespēja piekrist vai nepiekrist, ka informācija par prombūtnes iemeslu veselības dēļ tiek izpausta ne tikai grāmatvedībai un vadībai, bet citiem kolēģiem. Nedrīkst būt tā, ka visiem darbiniekiem darba līgumā vai iekšējā normatīvajā aktā ir norādīts, ka darbinieki ir piekrituši šīs informācijas izpaušanai citiem kolēģiem, jo šāda piekrišana nav atzīstama par brīvi iegūtu. Neskaidra situācija rodas, ja darbinieku atlases procesā ir nepieciešamība iegūt atsauksmes par potenciālo darbinieku no tā iepriekšējām darba vietām. Vadlīnijas paredz, ka šādu apstrādi var veikt, pamatojoties uz nākamā darba devēja leģitīmajām interesēm (nodrošinot, ka kandidāts ir informēts par šādu plānoto apstrādi), savukārt Darba likums paredz, ka informāciju par kandidātu trešajām personām ir atļauts atklāt tikai ar kandidāta piekrišanu. Jāņem vērā, ka atsauksmju iegūšanas procesā kandidāta dati tiek ne tikai iegūti, bet atsauksmes devējam tiek izpausta informācija, ka konkrētā persona kandidē uz amatu konkrētā uzņēmumā, līdz ar to atsauksmes devējam tiek izpausta informācija par kandidātu. Savukārt ne vienmēr kandidāts vēlas, lai viņa esošais darba devējs uzzina par darbinieka īstenotu cita darba meklējumu. Papildus tam darba devējam, iegūstot atsauksmes, ir jānodrošina tiesiskais pamats gan kandidāta datu apstrādei, gan atsauksmes devēja datu iegūšanai un izmantošanai, līdz ar to šajā situācijā piemērotākais tiesiskais pamats tomēr būtu kandidāta piekrišana, jo tā nodrošinātu samērīgumu starp darba devēja un kandidāta interesēm, kā arī, to iegūstot, pastāv iespēja kandidātam norādīt, ka tā pienākums ir nodrošināt tiesisko pamatu atsauksmes devēja personas datu nodošanai darba devējam. Darbinieka interešu pārsvars pār darba devēja interesēm kā norādīts vadlīnijās varētu būt gadījumā, kad darba devējs ir apbalvojis darbinieku un vēlas šo informāciju par darbinieku publiskot savā mājas lapā vai sociālo tīklu profilā. Arī šādā situācijā ieteicamāk ir lūgt darbinieka piekrišanu publiskošanai, dodot iespēju nepiekrist. Komplicētāka situācija šobrīd pastāv, ja darba devējs vēlas iegūt informāciju saistībā ar kandidāta sodāmību. Regulā ir paredzēts, ka personas datus par sodāmību un pārkāpumiem vai ar tiem saistītiem drošības pasākumiem veic tikai oficiālas iestādes kontrolē vai tad, ja apstrādi atļauj Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību akti, paredzot atbilstošas garantijas datu subjektu tiesībām un brīvībām. Līdz ar to Regula paredz, ka darba devēji ir tiesīgi pieprasīt un iegūt informāciju par kandidāta sodāmību, ja to paredz likums un šo apstrādi nedrīkst veikt, tikai pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm vai kandidāta piekrišanu. Piemēram, ierobežojumu iegūt amatu noteiktas sodāmības dēļ paredz likums attiecībā uz noteiktiem amatiem kredītiestādēs, Valsts ieņēmumu dienestā, Valsts policijā un izglītības iestādēs. Līdz ar to arī darba devējs nedrīkst, pamatojoties uz savām leģitīmajām interesēm, prasīt un iegūt informāciju par kandidāta nesodāmību, ja konkrētajam amatam likums nav noteicis ierobežojumus saistībā ar sodāmību un tādējādi maldīgs varētu būt vispārīgs secinājums Vadlīnijās, ka leģitīmi ir vākt informāciju par pretendenta, piemēram, nesodāmību. Tomēr situāciju sarežģītāku padara Latvijas Republikas Fizisko personu datu apstrādes likums, kurš paredz, ka datu apstrāde sākotnēji neparedzētiem mērķiem krimināltiesību jomā ir pieļaujama, ja datu subjekts devis piekrišanu datu apstrādei. Tādējādi šis likums paredz sodāmības datu apstrādi un tas rada iespaidu, ka ikviens darba devējs ikviena amata kandidātam ir tiesīgs prasīt informāciju par tā sodāmību, lūdzot piekrist vai nepiekrist šai datu apstrādei. Šajā situācijā rodas retorisks jautājums, kāda būs darba devēja reakcija gadījumā, ja kandidāts atteiksies dot piekrišanu. Jāņem vērā, ka Regulā attiecībā uz sodāmības datiem ir paredzēts, ka apstrādei ir jābūt paredzētai ne tikai likumā, bet šim likumam ir jāparedz arī atbilstošas garantijas datu subjektu tiesībām un brīvībām. Kandidāta vai darbinieka attiecībās ar potenciālo vai esošo darba devēju pastāv skaidra nevienlīdzība, savukārt Regulā ir noteikts, ka šādā situācijā, kad pušu starpā nav vienlīdzība, ir maz ticams, ka piekrišana ir sniegta brīvi. Līdz ar to konkrētajā Fizisko personas datu apstrādes likuma normā par piekrišanu kā pamatu sodāmības datu iegūšanai nav paredzētas atbilstošas garantijas kandidāta vai esošā darbinieka tiesībām un brīvībām, un darba devēji nedrīkstētu lūgt darbiniekiem vai kandidātiem uz piekrišanas pamata sniegt informāciju par sodāmību. Šo informāciju atbilstoši Regulai darba devējam pagaidām atļauts iegūt tikai tad, kad likumā tieši ir noteikts ierobežojums konkrētu amata iegūt un pildīt noteiktas sodāmības dēļ.
Lasīt vairāk